Паперова трудова книжка досі залишається важливим документом, хоча з 10 червня 2021 року облік трудової діяльності перевели в електронну форму. Роботодавець більше не зобов’язаний зберігати її для працівників, прийнятих після цієї дати, а для тих, хто працював раніше, книга часто лежить у відділі кадрів.
Забрати документ можна не лише самому працівнику в день звільнення. Право на отримання мають й інші особи — за певних умов і з відповідними документами. Відмова роботодавця часто не має законних підстав, але практика показує, що без правильно оформленої заяви чи довіреності процес затягується.
Нижче розбираємо, хто саме може забрати трудову книжку, які документи потрібні, як діяти, якщо працівник за кордоном або помер, і що змінилось після завершення п’ятирічного перехідного періоду оцифрування 10 червня 2026 року.
Працівник забирає книжку самостійно без звільнення
Якщо трудову книжку зберігає роботодавець (зазвичай це стосується працівників, прийнятих до 10.06.2021), її можна забрати на руки навіть продовжуючи працювати. Державна служба з питань праці неодноразово роз’яснювала: підстав відмовити у видачі на вимогу працівника немає.
Для цього достатньо письмової заяви. У ній вказують прізвище, ім’я, по батькові, посаду, прохання видати трудову книжку для особистого зберігання та дату. Кадровик фіксує видачу в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів, працівник розписується. Після цього відповідальність за збереження документа переходить на нього.
З практики кадровиків: багато хто стикається з ситуацією, коли роботодавець посилається на те, що «книжка ще не оцифрована» або «закон не передбачає видачу без звільнення». Такі аргументи не відповідають позиції Держпраці. Видача можлива незалежно від того, чи вже передали дані до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду.
Після отримання книжки на руки працівник може за бажанням продовжувати ведення паперової версії. Роботодавець на його вимогу вносить записи про прийняття, переведення, звільнення та заохочення паралельно з електронним обліком (ст. 48 КЗпП).
Видача в день звільнення та якщо працівник не забрав документ
Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку. Якщо людина в цей день відсутня, роботодавець того ж дня надсилає поштове повідомлення про необхідність отримати документ.
Пересилання самої книжки поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) допускається лише за письмовою згодою працівника із зазначенням адреси. Без такої згоди відправляти документ не можна.
Верховний Суд у кількох справах підкреслював: право отримати книжку в день звільнення пов’язане не лише з обов’язком роботодавця її видати, а й з обов’язком працівника її забрати, якщо створено всі умови. Якщо людина свідомо ухиляється, виплатити середній заробіток за затримку видачі не завжди вдається.
Якщо документ так і не забрали, він залишається на зберіганні у роботодавця. Пізніше його можна отримати за заявою або через представника. У 2026 році Держпраці підтверджувала, що навіть звільнений кілька років тому працівник, який перебуває за межами України, має право отримати книжку — особисто, поштою за згодою або через довірену особу.
Хто ще може забрати: представник за довіреністю
Якщо працівник не може з’явитися особисто (перебуває за кордоном, у лікарні, має інші обставини), він може довірити отримання третій особі. Це стосується як звільнених, так і тих, хто забирає книжку без припинення трудових відносин.
Довіреність має бути нотаріально посвідченою. У ній чітко вказують право отримати трудову книжку конкретного працівника, подавати необхідні документи та розписуватися. Проста письмова довіреність без нотаріального посвідчення створює ризики для роботодавця, тому більшість кадровиків її не приймають.
Представник приходить з оригіналом довіреності, паспортом і копіями цих документів. Кадровик залишає копію довіреності та документа, що посвідчує особу, робить відповідний запис у Книзі обліку (зазначає прізвище отримувача та реквізити довіреності) і видає книжку під розписку.
Важливо: довіреність не може бути посвідчена посадовою особою організації, де працює чи навчається довіритель, або за місцем його проживання в деяких випадках. Термін дії довіреності на момент звернення не повинен скінчитися.
Видача родичам у разі смерті працівника
Це єдиний випадок, коли трудову книжку видають родичам без довіреності. Пункт 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (наказ Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58) передбачає: у разі смерті працівника книжку видають на руки його найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їхню вимогу.
Законодавство не дає чіткого визначення «найближчих родичів». На практиці це члени сім’ї: подружжя, діти, батьки. Родичі подають:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- документ, що підтверджує родинний зв’язок (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо);
- письмову заяву з копіями підтверджуючих документів.
Перед видачею роботодавець вносить запис про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП) на підставі свідоцтва про смерть. Якщо родичі не звертаються, книжку зберігають: спочатку окремо близько двох років, потім передають в архів на 50 років (п. 6.2 Інструкції № 58).
У реальних кейсах часто трапляється, що родичі приходять через кілька місяців після смерті. Роботодавець не має права відмовляти, якщо документи в порядку.
Особливі випадки: воєнний стан і після оцифрування
Під час дії воєнного стану (Закон № 2136-IX, ст. 7) роботодавець має право видати трудові книжки працівникам на руки, щоб уникнути ризику їх втрати чи знищення. Це не обов’язок, а можливість, якою користуються багато підприємств у зонах підвищеного ризику.
П’ятирічний строк на включення відсутніх відомостей до Реєстру застрахованих осіб закінчився 10 червня 2026 року. Проте оцифрування триває: і роботодавець, і сам працівник можуть подати скановані копії через портал Пенсійного фонду і після цієї дати. Страховий стаж при цьому не зникає.
Після внесення даних паперову книжку видають працівнику під підпис на постійне зберігання. Роботодавець більше не зобов’язаний її тримати. Для працівників, прийнятих після 10.06.2021, книжка з самого початку зберігається в них.
| Хто забирає | Умови | Необхідні документи |
|---|---|---|
| Сам працівник (без звільнення) | Книжка зберігається у роботодавця; письмова заява | Заява, підпис у Книзі обліку |
| Сам працівник (при звільненні) | День звільнення або пізніше за повідомленням | Особиста присутність або згода на пересилання |
| Представник | Нотаріальна довіреність з чіткими повноваженнями | Довіреність, паспорт представника, копії |
| Найближчі родичі | Лише у разі смерті працівника | Паспорт, документ про родинний зв’язок, заява |
Дані узагальнено за КЗпП, Інструкцією № 58 та роз’ясненнями Держпраці.
Поширені помилки та що робити при відмові
Найчастіші проблеми:
- Роботодавець вимагає звільнення для видачі книжки. Це не обов’язково — достатньо заяви.
- Відмовляють у пересиланні поштою без письмової згоди. Це правильно, згода обов’язкова.
- Приймають просту довіреність. Краще вимагати нотаріальну, щоб уникнути спорів.
- Не вносять запис про смерть перед видачею родичам. Це порушення порядку.
- Зберігають книжку «про всяк випадок» і відмовляють навіть після оцифрування. Підстав для відмови немає.
Якщо відмовляють, подайте письмову заяву і зафіксуйте відмову (бажано письмово). Зверніться до територіального органу Держпраці з скаргою. У складних випадках (довга затримка, втрата документа) можна подати позов про зобов’язання видати книжку та відшкодувати середній заробіток за час вимушеного прогулу, якщо затримка сталася з вини роботодавця.
Згідно з відгуками спеціалістів і користувачів, більшість конфліктів вирішується на етапі письмової заяви та посилання на роз’яснення Держпраці. Судові спори рідкісні, але вони підтверджують право працівника на отримання документа.
Практичний чек-лист перед зверненням
- Уточніть, де зараз зберігається книжка (у вас чи в роботодавця) і чи вже оцифровані дані.
- Підготуйте заяву (для себе) або нотаріальну довіреність (для представника).
- Для родичів померлого — свідоцтво про смерть і документи про родинний зв’язок.
- Запишіть контакт відділу кадрів і уточніть години прийому.
- При отриманні перевірте записи в книжці та розпишіться в Книзі обліку.
- Якщо потрібні записи за період після видачі — повідомте роботодавця про бажання продовжити ведення паперової книжки.
Коли варто звернутися до фахівця: якщо книжку відмовляються видавати більше місяця, документ втрачено або пошкоджено, є спір про період затримки та компенсацію, або потрібно відновити дублікат на основі даних Реєстру застрахованих осіб. Юрист або кадровий консультант допоможе скласти заяву та скаргу, а за потреби — підготувати позов.
Паперова трудова книжка поступово втрачає обов’язковість, але поки вона існує, право на її отримання чітко захищене. Правильно оформлена заява чи довіреність і знання норм дозволяють забрати документ без зайвих затримок незалежно від того, чи ви працюєте, звільнилися, перебуваєте за кордоном або дієте від імені родича.
