Бумажная трудовая книжка до сих пор остается важным документом, хотя с 10 июня 2021 года учет трудовой деятельности перевели в электронную форму. Работодатель больше не обязан хранить ее для работников, принятых после этой даты, а для тех, кто работал раньше, книга часто лежит в отделе кадров.
Забрать документ можно не только самому работнику в день увольнения. Право на получение имеют и другие лица — при определенных условиях и с соответствующими документами. Отказ работодателя часто не имеет законных оснований, но практика показывает, что без правильно оформленного заявления или доверенности процесс затягивается.
Ниже разбираем, кто именно может забрать трудовую книжку, какие документы нужны, как действовать, если работник за границей или умер, и что изменилось после завершения пятилетнего переходного периода оцифровки 10 июня 2026 года.
Работник забирает книжку самостоятельно без увольнения
Если трудовую книжку хранит работодатель (обычно это касается работников, принятых до 10.06.2021), ее можно забрать на руки даже продолжая работать. Государственная служба по вопросам труда неоднократно разъясняла: оснований отказать в выдаче по требованию работника нет.
Для этого достаточно письменного заявления. В нем указывают фамилию, имя, отчество, должность, просьбу выдать трудовую книжку для личного хранения и дату. Кадровик фиксирует выдачу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, работник расписывается. После этого ответственность за сохранность документа переходит на него.
Из практики кадровиков: многие сталкиваются с ситуацией, когда работодатель ссылается на то, что «книжка еще не оцифрована» или «закон не предусматривает выдачу без увольнения». Такие аргументы не соответствуют позиции Госслужбы по труду. Выдача возможна независимо от того, передали ли уже данные в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда.
После получения книжки на руки работник может по желанию продолжать ведение бумажной версии. Работодатель по его требованию вносит записи о приеме, переводе, увольнении и поощрениях параллельно с электронным учетом (ст. 48 КЗоТ).
Выдача в день увольнения и если работник не забрал документ
Статья 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Если человек в этот день отсутствует, работодатель в тот же день направляет почтовое уведомление о необходимости получить документ.
Пересылка самой книжки почтой (заказным письмом с описью вложения) допускается только с письменного согласия работника с указанием адреса. Без такого согласия отправлять документ нельзя.
Верховный Суд в нескольких делах подчеркивал: право получить книжку в день увольнения связано не только с обязанностью работодателя ее выдать, а и с обязанностью работника ее забрать, если созданы все условия. Если человек сознательно уклоняется, выплатить средний заработок за задержку выдачи не всегда удается.
Если документ так и не забрали, он остается на хранении у работодателя. Позже его можно получить по заявлению или через представителя. В 2026 году Госслужба по труду подтверждала, что даже уволенный несколько лет назад работник, находящийся за пределами Украины, имеет право получить книжку — лично, почтой по согласию или через доверенное лицо.
Кто еще может забрать: представитель по доверенности
Если работник не может явиться лично (находится за границей, в больнице, имеет другие обстоятельства), он может доверить получение третьему лицу. Это касается как уволенных, так и тех, кто забирает книжку без прекращения трудовых отношений.
Доверенность должна быть нотариально удостоверенной. В ней четко указывают право получить трудовую книжку конкретного работника, подавать необходимые документы и расписываться. Простая письменная доверенность без нотариального удостоверения создает риски для работодателя, поэтому большинство кадровиков ее не принимают.
Представитель приходит с оригиналом доверенности, паспортом и копиями этих документов. Кадровик оставляет копию доверенности и документа, удостоверяющего личность, делает соответствующую запись в Книге учета (указывает фамилию получателя и реквизиты доверенности) и выдает книжку под расписку.
Важно: доверенность не может быть удостоверена должностным лицом организации, где работает или учится доверитель, или по месту его жительства в некоторых случаях. Срок действия доверенности на момент обращения не должен истечь.
Выдача родственникам в случае смерти работника
Это единственный случай, когда трудовую книжку выдают родственникам без доверенности. Пункт 4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников (приказ Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58) предусматривает: в случае смерти работника книжку выдают на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляют почтой по их требованию.
Законодательство не дает четкого определения «ближайших родственников». На практике это члены семьи: супруг, дети, родители. Родственники подают:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- документ, подтверждающий родственную связь (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т. п.);
- письменное заявление с копиями подтверждающих документов.
Перед выдачей работодатель вносит запись о прекращении трудового договора в связи со смертью (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ) на основании свидетельства о смерти. Если родственники не обращаются, книжку хранят: сначала отдельно около двух лет, затем передают в архив на 50 лет (п. 6.2 Инструкции № 58).
В реальных кейсах часто случается, что родственники приходят через несколько месяцев после смерти. Работодатель не имеет права отказывать, если документы в порядке.
Особые случаи: военное положение и после оцифровки
Во время действия военного положения (Закон № 2136-IX, ст. 7) работодатель имеет право выдать трудовые книжки работникам на руки, чтобы избежать риска их потери или уничтожения. Это не обязанность, а возможность, которой пользуются многие предприятия в зонах повышенного риска.
Пятилетний срок на включение отсутствующих сведений в Реестр застрахованных лиц закончился 10 июня 2026 года. Однако оцифровка продолжается: и работодатель, и сам работник могут подать сканированные копии через портал Пенсионного фонда и после этой даты. Страховой стаж при этом не исчезает.
После внесения данных бумажную книжку выдают работнику под подпись на постоянное хранение. Работодатель больше не обязан ее держать. Для работников, принятых после 10.06.2021, книжка с самого начала хранится у них.
| Кто забирает | Условия | Необходимые документы |
|---|---|---|
| Сам работник (без увольнения) | Книжка хранится у работодателя; письменное заявление | Заявление, подпись в Книге учета |
| Сам работник (при увольнении) | День увольнения или позже по уведомлению | Личное присутствие или согласие на пересылку |
| Представитель | Нотариальная доверенность с четкими полномочиями | Доверенность, паспорт представителя, копии |
| Ближайшие родственники | Только в случае смерти работника | Паспорт, документ о родственной связи, заявление |
Данные обобщены по КЗоТ, Инструкции № 58 и разъяснениям Госслужбы по труду.
Распространенные ошибки и что делать при отказе
Самые частые проблемы:
- Работодатель требует увольнения для выдачи книжки. Это не обязательно — достаточно заявления.
- Отказывают в пересылке почтой без письменного согласия. Это правильно, согласие обязательно.
- Принимают простую доверенность. Лучше требовать нотариальную, чтобы избежать споров.
- Не вносят запись о смерти перед выдачей родственникам. Это нарушение порядка.
- Хранят книжку «на всякий случай» и отказывают даже после оцифровки. Оснований для отказа нет.
Если отказывают, подайте письменное заявление и зафиксируйте отказ (желательно письменно). Обратитесь в территориальный орган Госслужбы по труду с жалобой. В сложных случаях (долгая задержка, потеря документа) можно подать иск об обязании выдать книжку и возместить средний заработок за время вынужденного прогула, если задержка произошла по вине работодателя.
Согласно отзывам специалистов и пользователей, большинство конфликтов решается на этапе письменного заявления и ссылки на разъяснения Госслужбы по труду. Судебные споры редки, но они подтверждают право работника на получение документа.
Практический чек-лист перед обращением
- Уточните, где сейчас хранится книжка (у вас или у работодателя) и оцифрованы ли уже данные.
- Подготовьте заявление (для себя) или нотариальную доверенность (для представителя).
- Для родственников умершего — свидетельство о смерти и документы о родственной связи.
- Запишите контакт отдела кадров и уточните часы приема.
- При получении проверьте записи в книжке и распишитесь в Книге учета.
- Если нужны записи за период после выдачи — сообщите работодателю о желании продолжить ведение бумажной книжки.
Когда стоит обратиться к специалисту: если книжку отказываются выдавать больше месяца, документ утерян или поврежден, есть спор о периоде задержки и компенсации, или нужно восстановить дубликат на основе данных Реестра застрахованных лиц. Юрист или кадровый консультант поможет составить заявление и жалобу, а при необходимости — подготовить иск.
Бумажная трудовая книжка постепенно теряет обязательность, но пока она существует, право на ее получение четко защищено. Правильно оформленное заявление или доверенность и знание норм позволяют забрать документ без лишних задержек независимо от того, работаете ли вы, уволились, находитесь за границей или действуете от имени родственника.
