Заява на відпустку є основним документом, за яким працівник ініціює використання права на відпочинок, передбаченого законодавством. У більшості випадків документ складають у довільній формі, але з обов’язковими реквізитами: адресатом, відомостями про працівника, видом відпустки, датами та тривалістю. За графіком відпусток окрема заява часто не потрібна, проте поза графіком або для неоплачуваних видів вона стає обов’язковою.
Під час воєнного стану діють додаткові правила: роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями, а неоплачувані відпустки за згодою сторін надаються без жорстких обмежень строку. Відпускні виплачують до початку відпустки, а поділ щорічної відпустки допускається за умови, що одна частина становить не менше 14 календарних днів.
Готові формулювання заяв охоплюють щорічну основну, її частини, неоплачувані варіанти та перенесення. Правильне складання документа мінімізує ризик відмови чи затримки оформлення наказу.
Працівник звертається до керівника з проханням надати конкретний вид відпочинку на визначений період. Таке звернення фіксує волевиявлення особи та стає підставою для видання наказу. Затвердженої уніфікованої форми заяви законодавство не встановлює, тому підприємства часто використовують внутрішні шаблони або приймають документ у довільному вигляді. Головне — наявність ключових елементів, які дозволяють однозначно ідентифікувати прохання та його параметри.
Закон України «Про відпустки» та Кодекс законів про працю визначають види відпусток, їх тривалість і порядок надання. Щорічна основна відпустка становить не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік. Для окремих категорій (осіб з інвалідністю, неповнолітніх, окремих професій) тривалість вища. Під час воєнного стану Закон № 2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити надання щорічної основної відпустки 24 днями, а невикористані понад цю норму дні переносяться на період після його завершення або компенсуються при звільненні.
Коли заява на відпустку обов’язкова
Якщо відпустка надається точно за затвердженим графіком, окрему заяву писати не обов’язково. Роботодавець письмово повідомляє працівника про дату початку не пізніше ніж за два тижні до встановленого строку. Повідомлення оформлюють у довільній формі та ознайомлюють працівника під підпис. Наказ може бути виданий пізніше, головне — встигнути нарахувати та виплатити відпускні до початку відпочинку.
Заява стає необхідною, коли працівник бажає використати відпустку поза графіком, поділити її на частини, перенести дату або оформити відпустку без збереження заробітної плати. Для соціальних, навчальних та інших видів, не пов’язаних зі щорічним графіком, заява також є підставою. У період воєнного стану для відпусток без збереження заробітної плати за згодою сторін заява залишається обов’язковою — роботодавець не може ініціювати її примусово.
Подання заяви фіксує конкретні дати та тривалість, що полегшує планування заміни та розрахунок виплат. На практиці навіть за наявності графіка багато підприємств просять заяву для чіткості обліку.
Структура та реквізити заяви
Документ розміщують на аркуші формату А4. У правому верхньому куті вказують посаду та власне ім’я з прізвищем керівника у давальному відмінку, а також найменування підприємства. Нижче — посаду та прізвище, ім’я, по батькові працівника у родовому відмінку (без прийменника «від» за сучасними рекомендаціями діловодства). По центру великими літерами пишуть «ЗАЯВА».
У тексті чітко формулюють прохання: вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та, за бажанням, дату закінчення або робочий рік. Додають причину, якщо це неоплачувана відпустка або перенесення. Внизу зліва ставлять дату складання, праворуч — підпис та розшифровку. Заяву можна написати від руки або надрукувати, але особистий підпис обов’язковий. Електронний варіант із кваліфікованим підписом також приймається, якщо сторони погодили такий спосіб обміну.
Точне зазначення дат і тривалості в заяві дозволяє уникнути розбіжностей при складанні наказу та розрахунку відпускних.
Зразки заяв на різні види відпусток
Нижче наведені типові формулювання, які адаптують під конкретне підприємство та ситуацію. Дати та прізвища умовні.
Зразок на щорічну основну відпустку (24 дні):
Директору ТОВ «Вектор» Петренку Олексію Івановичу
менеджера відділу продажів Коваленко Марини Сергіївни
ЗАЯВА
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 15 червня 2026 року за робочий рік з 10 березня 2025 року по 9 березня 2026 року.
10 травня 2026 року (підпис) Коваленко М. С.
Зразок на частину щорічної відпустки:
Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки тривалістю 10 календарних днів з 5 серпня 2026 року по 14 серпня 2026 року.
Зразок на відпустку без збереження заробітної плати:
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 12 календарних днів з 20 квітня 2026 року по 1 травня 2026 року у зв’язку з сімейними обставинами.
Зразок на відпустку без збереження під час воєнного стану:
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін тривалістю 45 календарних днів з 1 липня 2026 року на підставі частини третьої статті 12 Закону України № 2136-IX.
Для перенесення відпустки вказують початкову дату за графіком і нову бажану дату з обґрунтуванням (хвороба, сімейні обставини тощо). При поділі щорічної відпустки одна з частин має становити не менше 14 календарних днів поспіль.
| Вид відпустки | Мінімальна/типова тривалість | Обов’язковість заяви | Особливості під час воєнного стану |
|---|---|---|---|
| Щорічна основна | Не менше 24 к. днів | За графіком — ні, поза ним — так | Можна обмежити 24 днями |
| Частина щорічної | Будь-яка, але одна ≥14 днів | Так | Застосовується загальне обмеження |
| Без збереження зарплати (ст. 26 Закону про відпустки) | За згодою сторін | Так | Може бути без обмеження строку за згодою |
| Без збереження за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136-IX | За згодою, без ліміту | Так | Основний інструмент під час війни |
Дані базуються на нормах Закону України «Про відпустки» та Закону № 2136-IX. Конкретна тривалість залежить від категорії працівника та локальних актів підприємства.
Виплата відпускних та порядок після подання заяви
Заробітну плату за час відпустки виплачують до її початку, якщо інше не передбачено трудовим чи колективним договором. Працівник може в заяві попросити виплатити кошти одночасно з найближчою зарплатою — таке прохання фіксують і погоджують. Після отримання заяви керівник ставить резолюцію, кадрова служба готує наказ, бухгалтерія нараховує суми. Працівника ознайомлюють з наказом під підпис.
Для відпусток за графіком повідомлення за два тижні залишається обов’язковим. Якщо відпустка термінова, заяву можна подати в короткий строк, а наказ оформити оперативно. Електронне подання через погоджені канали (електронна пошта, месенджери, системи документообігу) допустиме за домовленістю сторін під час воєнного стану.
Типові помилки при складанні заяви на відпустку
- Відсутність точних дат. Вказівка лише «з наступного місяця» ускладнює складання наказу та розрахунок. Завжди фіксуйте конкретну дату початку та кількість днів.
- Невірний вид відпустки. Змішування щорічної основної з неоплачуваною або соціальною призводить до неправильного нарахування та обліку стажу. Чітко називайте вид.
- Ігнорування правила 14 днів. При поділі щорічної відпустки одна частина має бути безперервною не менше 14 календарних днів. Інакше роботодавець може відмовити.
- Подання без підпису або з помилками в ПІБ. Документ без особистого підпису не має юридичної сили. Перевіряйте відповідність даних посаді та прізвищу.
- Очікування автоматичного перенесення. Невикористані дні понад 24 під час воєнного стану не згорають, але їх перенесення або компенсація потребує окремого оформлення.
Уникнення цих неточностей прискорює оформлення та зменшує ймовірність уточнюючих запитів від кадрової служби.
Заяву реєструють у журналі вхідних документів або спеціальному журналі кадрових звернень. Копію або скан доцільно зберегти. Якщо роботодавець відмовляє в наданні відпустки поза графіком, він має обґрунтувати рішення — особливо коли йдеться про право на відпочинок після шести місяців роботи. Для критичної інфраструктури чи мобілізаційних завдань під час воєнного стану відмова можлива прямо за законом.
Працівники часто додають до заяви прохання про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, якщо це передбачено колективним договором. Таке прохання розміщують в одному документі окремим реченням. Для відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами або доглядом за дитиною заява має інші формулювання та додатки (довідка, свідоцтва).
Електронний документообіг спрощує процес: заяву можна підписати КЕП і надіслати через внутрішню систему або погоджену пошту. Паперовий варіант залишається рівноцінним. У будь-якому разі документ зберігається в особовій справі або окремій справі з відпустками протягом установленого строку.
Чітко сформульована заява з точними датами стає надійною підставою для наказу і своєчасної виплати відпускних, навіть коли графік відпусток змінюється через виробничі потреби.
Порядок дій після написання заяви простий: подати документ керівнику або в кадрову службу, дочекатися резолюції та наказу, ознайомитися з ним, отримати відпускні до початку відпочинку. При перенесенні або продовженні через хворобу додатково надають лікарняний. Усі ці кроки забезпечують законне використання права на відпустку без зайвих затримок.
