Посадова особа це фізична особа, якій закон, статут чи спеціальне повноваження доручає керівні, організаційно-розпорядчі або адміністративно-господарські функції. У різних кодексах і законах України формулювання не збігаються дослівно, але стрижень один: ідеться не про будь-якого працівника, а про того, хто розпоряджається людьми, майном, бюджетом або владними рішеннями і несе за це підвищену юридичну відповідальність.
Статус посадової особи виникає не з назви посади в штатному розписі, а з реального змісту повноважень. Директор приватного товариства, начальник відділу міської ради, головний бухгалтер державного підприємства і навіть особа, яку тимчасово уповноважили керувати складом, можуть потрапити в цю категорію. Водночас технічний спеціаліст без права віддавати обов’язкові вказівки чи розпоряджатися майном зазвичай нею не є.
Практичне значення поняття широке: від адміністративних протоколів і кримінальної кваліфікації до звільнення за пунктом 5 статті 41 Кодексу законів про працю та фідуціарної відповідальності керівників товариств за статтею 99-1 Цивільного кодексу. Саме тому визначення варто читати в контексті конкретного закону, а не як універсальну етикетку.
Чому єдиного визначення в законодавстві немає
Українське право не закріпило однієї універсальної формули «посадова особа» для всіх галузей. Термінологічний реєстр законодавства фіксує щонайменше дев’ять різних дефініцій: від державної служби й митних угод до фітосанітарного контролю та надання публічних послуг. Кожна з них працює лише в межах свого акта.
Така розпорошеність не випадкова. Кримінальне право потребує широкого кола спеціальних суб’єктів, щоб охопити зловживання владою. Трудове право оперує цим поняттям переважно тоді, коли йдеться про припинення повноважень керівника. Антикорупційне законодавство будує власний перелік осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування. Корпоративне право після змін 2025 року взагалі пішло іншим шляхом: воно прямо перелічує посадових осіб товариства.
У нашій практиці ми стикалися з таким випадком, коли юрист підприємства наполягав, що головний бухгалтер «не керівник, отже не посадова особа». Суд дивився не на ієрархічну драбину, а на те, чи підписує ця людина фінансові документи, чи розпоряджається обліком активів і чи впливає на господарські рішення. Відповідь виявилася ствердною.
Ключова ознака статусу — не табличка на дверях, а функції: керівництво людьми, розпорядження майном або здійснення владних повноважень від імені держави, громади чи юридичної особи.
Організаційно-розпорядчі та адміністративно-господарські функції
Два класичні блоки функцій, які знову і знову повторюють закони та судова практика, задають межі поняття. Без них розмова про посадову особу залишається порожньою формулою.
Організаційно-розпорядчі функції — це керівництво колективом, ділянкою роботи, галуззю чи окремими працівниками. Сюди входять право давати обов’язкові вказівки, розподіляти обов’язки, застосовувати заохочення й дисциплінарні заходи, організовувати виробничий процес. Такі повноваження мають міністри та їхні заступники, керівники підприємств усіх форм власності, начальники цехів, завідувачі кафедр, майстри, виконроби, бригадири.
Адміністративно-господарські функції стосуються управління майном: зберігання, облік, відпуск, реалізація, контроль за використанням коштів і матеріальних цінностей. Їх виконують начальники планово-фінансових і постачальних служб, завідувачі складів і магазинів, головні бухгалтери, відомчі ревізори, керівники господарських відділів.
Функції можуть бути постійними, тимчасовими або наданими за спеціальним повноваженням. Наказ про виконання обов’язків відсутнього директора, доручення ради на час відпустки керівника, рішення суду чи закону — усе це здатне на певний період зробити людину посадовою особою. Важливо, щоб повноваження були покладені у встановленому порядку, а не виникли «за фактом» самовільно.
Хто зазвичай входить до кола посадових осіб
Перелік ніколи не буває вичерпним для всіх сфер, проте типові позиції повторюються в судовій практиці та роз’ясненнях.
- Представники влади та місцевого самоврядування. Судді, прокурори, поліцейські з владними повноваженнями, керівники органів виконавчої влади, сільські, селищні, міські голови, старости, керівники виконавчих органів рад.
- Керівники та їхні заступники підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, а також керівники відокремлених підрозділів.
- Керівники структурних підрозділів з правом віддавати обов’язкові розпорядження підлеглим: начальники відділів, цехів, служб, завідувачі.
- Особи з господарськими повноваженнями: головний бухгалтер, завідувач складу, керівник фінансового відділу, матеріально відповідальний керівник ділянки, якщо він розпоряджається майном, а не лише його охороняє.
- Посадові особи товариств за статтею 99-1 Цивільного кодексу: директор, члени правління, наглядової ради, ліквідатор, корпоративний секретар, головний бухгалтер, а також інші особи, прямо названі в статуті.
Не кожен спеціаліст із гучною посадою автоматично входить у цей список. Інженер без підлеглих і без права підпису на відпуск матеріалів, юрисконсульт, який лише готує проєкти, касир, який видає гроші за інструкцією, часто залишаються звичайними працівниками. Межа проходить там, де з’являється власний розсуд і юридично значуще рішення.
Посадова особа і службова особа: як не сплутати терміни
У текстах законів ці слова живуть поруч і часто плутають навіть досвідчених кадровиків. Різниця не декоративна: від обраного терміна залежить, яку норму застосовувати.
У Кримінальному кодексі основним поняттям є службова особа. Частина 3 статті 18 визначає нею тих, хто постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснює функції представника влади чи місцевого самоврядування, або обіймає посади, пов’язані з організаційно-розпорядчими чи адміністративно-господарськими функціями, зокрема на підприємствах будь-якої форми власності. Примітка до статті 364 звужує коло для окремих складів: там акцент на органах влади, місцевому самоврядуванні, державних і комунальних підприємствах (і юридичних особах, де державна чи комунальна частка дає вирішальний вплив).
Кодекс України про адміністративні правопорушення оперує словом посадова особа. Стаття 14 встановлює, що такі особи відповідають за порушення правил, забезпечення яких входить до їхніх службових обов’язків: порядок управління, громадський порядок, охорона природи, здоров’я населення тощо.
Закони про державну службу та про службу в органах місцевого самоврядування закріплюють «посадову особу» як статус публічної служби. Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 № 2493-III (станом на вересень 2026 року саме він залишається чинним у повному обсязі) прямо каже: посадова особа місцевого самоврядування працює в органі місцевого самоврядування, має організаційно-розпорядчі та консультативно-дорадчі повноваження і отримує зарплату з місцевого бюджету. Новий закон № 3077-IX від 02.05.2023 ухвалено, але повністю він набере чинності не раніше ніж через шість місяців після припинення чи скасування воєнного стану.
Практичне правило просте. Для кримінальної кваліфікації дивіться «службову особу» в статті 18 КК і примітках до статей розділу XVII. Для протоколів КУпАП, кадрів публічної служби та локальних положень — «посадову особу» в профільному законі. Для товариств — статтю 99-1 Цивільного кодексу.
| Галузь права | Який термін використовують | Де закріплено | На що впливає статус |
|---|---|---|---|
| Кримінальне право | Службова особа (іноді — посадова особа іноземної держави) | Ст. 18 КК, примітка до ст. 364 КК | Кваліфікація зловживання владою, хабарництва, службової недбалості |
| Адміністративне право | Посадова особа | Ст. 14 КУпАП | Адміністративні штрафи за порушення правил у сфері службових обов’язків |
| Публічна служба | Посадова особа / державний службовець / посадова особа місцевого самоврядування | Закони про державну службу та про службу в ОМС | Конкурс, присяга, обмеження, декларування, дисциплінарна відповідальність |
| Трудове право | Посадова особа (без власної дефініції в КЗпП) | П. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП | Звільнення у зв’язку з припиненням повноважень |
| Корпоративне (цивільне) право | Посадова особа товариства | Ст. 99-1 ЦК (Закон № 4196-IX) | Фідуціарні обов’язки та відшкодування збитків товариству |
Джерела порівняльної таблиці: офіційні тексти кодексів і законів на порталі законодавства України (zakon.rada.gov.ua), а також термінологічний реєстр того самого ресурсу.
Посадова особа в публічній службі
У державній службі акцент змістився з формули 1993 року на конструкцію Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII. Державний службовець — громадянин України, який займає посаду державної служби, отримує зарплату з державного бюджету і здійснює повноваження, визначені для цієї посади. Окремо закон називає керівника державної служби: це посадова особа, яка обіймає вищу посаду державної служби в органі й організовує роботу інших працівників.
Старе визначення з Закону 1993 року № 3723-XII досі фігурує в термінологічному реєстрі: керівники та заступники керівників державних органів і апарату, інші державні службовці з організаційно-розпорядчими та консультативно-дорадчими функціями. Його варто знати як історичний і доктринальний орієнтир, але кадрові рішення 2026 року слід звіряти з чинним законом 2015 року та антикорупційним законодавством.
Антикорупційний закон «Про запобігання корупції» будує ще ширше коло: особи, уповноважені на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, прирівняні до них посадові особи юридичних осіб публічного права, члени наглядових рад державних банків і підприємств. Для цих людей діють декларування, обмеження щодо сумісництва, подарунків, конфлікту інтересів і спеціальна перевірка.
Консультативно-дорадчі функції — окремий і часто недооцінений елемент. Це не підпис на наказі про звільнення, а участь у підготовці рішень: висновки, рекомендації, погодження проєктів, робота в комісіях. Якщо закон або положення про посаду прямо покладає такі функції на державного службовця чи посадову особу ОМС, статус «посадової» зберігається навіть без безпосереднього керівництва штатом.
Посадові особи товариств після реформи 2025 року
Цивільний кодекс отримав статтю 99-1 Законом № 4196-IX від 09.01.2025. Норма запрацювала з 28 серпня 2025 року і змінила мову корпоративної відповідальності. Посадовими особами товариства прямо названо керівника (одноосібний виконавчий орган), голову і членів колегіального виконавчого органу, голову і членів наглядової ради або ради директорів, ліквідатора та членів комісії з припинення, головного бухгалтера, корпоративного секретаря, а також голову і членів іншого органу товариства (крім консультативного), якщо такий орган передбачено законом або статутом. Статут може розширити цей список.
Закон закріпив фідуціарні обов’язки: діяти в інтересах товариства, добросовісно і розумно, у спосіб, який за добросовісним переконанням сприяє досягненню мети товариства, і лише в межах повноважень. Посадові особи відповідають за збитки, завдані товариству. Це вже не моральна риторика «керівник має бути чесним», а норма, на яку можна сперти позов.
Для учасників ТОВ і АТ це означає конкретну річ: рішення «підписали, бо так сказав власник» не звільняє директора чи головного бухгалтера від обов’язку перевірити, чи не шкодить воно самому товариству.
Велика Палата Верховного Суду раніше підкреслювала: між юридичною особою та її посадовою особою виникають відносини представництва. Стаття 99-1 це підкріпила і додала вимірюваний стандарт поведінки. У статуті варто прямо виписати, кого товариство вважає посадовими особами, які рішення потребують колегіального погодження і як фіксується конфлікт інтересів керівника.
Відповідальність: адміністративна, дисциплінарна, цивільна, кримінальна
Статус дає не лише кабінет і право підпису. Він відкриває чотири лінії відповідальності, які можуть іти паралельно.
- Адміністративна. Стаття 14 КУпАП — базове правило. Окремі склади передбачають підвищені штрафи саме для посадових осіб: порушення правил охорони праці, пожежної безпеки, благоустрою, публічних закупівель, надання адмінпослуг. Повторне порушення у сфері ліцензування чи адмінпослуг може стати підставою для обов’язкового звільнення.
- Дисциплінарна. Для державних службовців і посадових осіб ОМС діють спеціальні процедури: дисциплінарні комісії, зауваження, догана, попередження про неповну службову відповідність, звільнення зі служби. Для керівників приватних підприємств — правила внутрішнього трудового розпорядку та контракт.
- Матеріальна і цивільно-правова. Посадова особа відшкодовує шкоду підприємству чи товариству. Після статті 99-1 ЦК учасники можуть вимагати відшкодування збитків за недобросовісне управління, а не лише за пряму недостачу майна.
- Кримінальна. Зловживання владою або службовим становищем (ст. 364 КК), прийняття пропозиції чи одержання неправомірної вигоди (ст. 368 КК), службове підроблення, службова недбалість, зловживання повноваженнями службовою особою юридичної особи приватного права (ст. 364-1 КК). Суб’єкт тут, як правило, службова особа в розумінні статті 18 КК.
Трудовий аспект окремий. Пункт 5 частини 1 статті 41 КЗпП дозволяє розірвати трудовий договір у зв’язку з припиненням повноважень посадових осіб. У самому Кодексі визначення немає. Держпраці та суди орієнтуються на закони про публічну службу і на поняття службової особи в кримінальному праві, а для господарських товариств — на склад органів управління та статут. Звільнення за цією підставою можливе навіть без дисциплінарного проступку: достатньо рішення уповноваженого органу про припинення повноважень.
| Ситуація | Чи є особа посадовою | Чому саме так |
|---|---|---|
| Директор ТОВ підписує договори і накази по персоналу | Так | Одноосібний виконавчий орган за ст. 99-1 ЦК; організаційно-розпорядчі функції |
| Головний бухгалтер підписує звітність і розпоряджається обліком коштів | Так, у більшості контекстів | Прямо названий у ст. 99-1 ЦК; адміністративно-господарські функції |
| Касир видає готівку за видатковими ордерами | Звичайно ні | Немає самостійного розпорядження майном і керівництва людьми |
| Працівник тимчасово виконує обов’язки директора за наказом | Так, на період виконання | Спеціальне повноваження, покладене в установленому порядку |
| Секретар міської ради без права підпису розпоряджень | Потребує перевірки посадової інструкції | Статус залежить від наявності організаційно-розпорядчих чи дорадчих функцій і оплати з бюджету |
Орієнтири таблиці узгоджені з підходами, що їх викладають Цивільний кодекс, КК України та профільні закони про публічну службу (zakon.rada.gov.ua).
Типові помилки
- Плутати назву посади зі статусом. «Менеджер з розвитку» може бути посадовою особою, якщо керує відділом і підписує фінансові документи. «Керівник проєкту» без підлеглих і без права розпоряджатися бюджетом — ні.
- Вважати, що в приватній фірмі посадових осіб немає. Для КК і для статті 99-1 ЦК форма власності не рятує. Директор і головний бухгалтер приватного ТОВ входять до кола осіб з підвищеною відповідальністю.
- Ігнорувати тимчасове виконання обов’язків. Наказ «тимчасово виконуючий обов’язки» на період відпустки керівника переносить і функції, і ризики.
- Застосовувати кримінальне визначення в кадровому наказі без застережень. Для звільнення за пунктом 5 статті 41 КЗпП суд дивитиметься на статут, рішення загальних зборів і реальні повноваження, а не лише на статтю 18 КК.
- Забувати про консультативно-дорадчі функції в ОМС і державній службі. Людина може не підписувати накази, але готувати обов’язкові висновки — і все одно бути посадовою особою за профільним законом.
- Не оновлювати статут після серпня 2025 року. Якщо в документах товариства досі немає зрозумілого переліку посадових осіб, спори про відповідальність головного бухгалтера чи корпоративного секретаря стають важчими для всіх сторін.
Як перевірити статус на практиці
Алгоритм не потребує академічної дисертації. Спочатку читають посадову інструкцію, статут, положення про підрозділ і наказ про призначення. Далі з’ясовують три речі: чи є право давати обов’язкові вказівки іншим працівникам; чи є право розпоряджатися майном, коштами, документами суворої звітності; чи покладено законом або актом органу владні чи дорадчі функції.
Якщо хоча б одна відповідь ствердна, варто виходити з презумпції статусу посадової особи й уже тоді звужувати її залежно від галузі: кримінальна справа, адмінпротокол, декларування, звільнення чи позов про збитки. За моїм досвідом роботи з кадровими документами середніх підприємств, саме розрив між фактичними повноваженнями і паперовим описом посади породжує найбільше спорів.
Окремо варто тримати в полі зору конфлікт інтересів. Для публічної служби це пряма вимога закону про запобігання корупції. Для товариств — логічне продовження фідуціарних обов’язків: не можна одночасно «грати» на бік контрагента, у якому посадова особа має частку, і на бік власного товариства.
Посадова особа це не ярлик престижу. Це юридична конструкція, яка перекладає на конкретну людину відповідальність за рішення, що змінюють права інших людей, рух майна і роботу інституцій.
Коли наступного разу в договорі, протоколі чи наказі з’явиться формула «відповідальність посадових осіб», має сенс зупинитися і назвати цих осіб на ім’я: хто підписує, хто погоджує, хто реально керує процесом. Саме ця конкретика відділяє формальну штатну одиницю від людини, за рішеннями якої стоїть закон.
