Оплата відпусток у 2026 році ґрунтується на нормах Закону України «Про відпустки» та Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 100. Відпускні виплачують до початку відпустки, а середню зарплату розраховують за останні 12 календарних місяців (або менший фактично відпрацьований період). Під час дії воєнного стану святкові дні з розрахунку не вилучають.
Компенсація за невикористані дні щорічної відпустки обов’язкова при звільненні. Часткова заміна відпустки грошима можлива лише за заявою працівника і лише після використання мінімум 24 календарних днів. Оподаткування відпускних відбувається за загальними правилами: ПДФО 18 %, військовий збір 5 %, ЄСВ 22 %.
Мінімальна заробітна плата у 2026 році становить 8647 грн. Усі розрахунки та виплати мають враховувати актуальні обмеження воєнного стану, який продовжено щонайменше до кінця жовтня 2026 року.
Право на оплачувану відпустку залишається однією з базових гарантій трудового законодавства. У 2026 році механізм нарахування та виплати відпускних продовжує працювати за правилами, що сформувалися після змін 2022–2023 років, але з урахуванням особливостей воєнного стану. Бухгалтери й кадрові служби щодня стикаються з питаннями, коли саме перераховувати гроші, як правильно визначити розрахунковий період і чи можна замінити частину відпустки грошовою компенсацією без звільнення. Розберемо ці моменти послідовно й детально.
Правові підстави оплати відпусток
Основні норми закріплені у статті 21 Закону України «Про відпустки». Заробітна плата за весь час відпустки виплачується до її початку, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Ця редакція діє з липня 2022 року. Раніше існувала жорстка вимога виплачувати кошти не пізніше ніж за три дні. Зараз строк більш гнучкий: достатньо, щоб гроші надійшли працівникові до першого дня відпочинку.
Порядок обчислення середньої зарплати визначає постанова Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100 (з усіма наступними змінами). Саме цей документ встановлює, які виплати включати до розрахунку, який період брати та як діяти, якщо працівник відпрацював менше року.
Під час воєнного стану діють додаткові обмеження, передбачені Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Зокрема, роботодавець може обмежити тривалість щорічної основної відпустки 24 календарними днями. Решта днів переноситься на період після скасування воєнного стану. Водночас саме право на оплату збережених днів ніхто не скасовував.
Строки виплати відпускних
Практика 2026 року показує, що найбезпечніший варіант — виплатити відпускні в останній робочий день перед початком відпустки. Якщо відпустка починається в понеділок, кошти мають надійти не пізніше п’ятниці попереднього тижня. Якщо останній день перед відпусткою припадає на вихідний, виплату проводять у попередній робочий день.
За письмовою заявою працівника відпускні можна перерахувати разом із найближчою зарплатою. Такий варіант зручний, коли відпустка починається одразу після виплати авансу чи зарплати. Головне — зафіксувати згоду працівника письмово, щоб уникнути претензій під час перевірок.
Несвоєчасна виплата дає працівникові право вимагати перенесення відпустки на інший період. Це прямо передбачено пунктом 2 частини першої статті 11 Закону «Про відпустки».
Як розрахувати середню заробітну плату для відпускних
Формула виглядає просто, але в деталях ховається чимало нюансів. Середньоденну зарплату обчислюють так:
Сума виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів розрахункового періоду × кількість календарних днів відпустки.
Розрахунковий період — це 12 повних календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо працівник працює менше року, беруть фактично відпрацьований час з першого числа місяця після прийняття на роботу до першого числа місяця, у якому надають відпустку.
До виплат включають основну зарплату, доплати, надбавки, виробничі премії, винагороду за підсумками року. Не включають лікарняні, відпускні попередніх періодів, матеріальну допомогу, компенсацію за невикористану відпустку та інші виплати, прямо виключені пунктом 4 Порядку № 100.
Важлива особливість 2026 року: під час дії воєнного стану норми статті 73 Кодексу законів про працю щодо святкових і неробочих днів не застосовуються. Тому з кількості календарних днів розрахункового періоду святкові дні не вилучають. Якщо розрахунковий період повний і включає 365 днів (2026 рік невисокосний), ділять саме на 365.
Приклад розрахунку
Працівник іде у відпустку з 1 вересня 2026 року на 14 календарних днів. Розрахунковий період — з 1 вересня 2025 по 31 серпня 2026. Сума нарахованої зарплати за цей період (без лікарняних і попередніх відпускних) становить 240 000 грн. Кількість календарних днів — 365.
Середньоденна зарплата = 240 000 ÷ 365 ≈ 657,53 грн.
Сума відпускних = 657,53 × 14 ≈ 9205,42 грн.
Якщо у розрахунковому періоді були місяці, коли працівник не працював з поважних причин (лікарняний, відпустка без збереження зарплати тощо) і ці місяці повністю «порожні», їх виключають з розрахунку. Тоді кількість днів і суму заробітку коригують відповідно.
Особливості розрахунку під час воєнного стану
Воєнний стан, продовжений до 31 жовтня 2026 року, впливає на кілька аспектів. По-перше, відсутність офіційних святкових днів означає, що формула розрахунку стає простішою — ділимо на повну кількість календарних днів. По-друге, роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку 24 днями. По-третє, при наданні відпустки понад 24 дні (якщо працівник має більшу тривалість) роботодавець може надати «зайві» дні без збереження заробітної плати — але лише за згодою працівника.
Для працівників критично важливих підприємств і тих, хто залучений до виконання мобілізаційних завдань, роботодавець може відмовити у наданні будь-якої відпустки (крім декретної та відпустки по догляду за дитиною до трьох років). Це прямо передбачено законом про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану.
Компенсація за невикористану відпустку
При звільненні роботодавець зобов’язаний виплатити грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткової відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Це імперативна норма статті 24 Закону «Про відпустки» та статті 83 Кодексу законів про працю.
Без звільнення повністю замінити відпустку грошима не можна. Часткова компенсація можлива лише за бажанням працівника і лише за ті дні щорічної відпустки, які перевищують 24 календарні дні. Працівник пише заяву, роботодавець видає наказ, бухгалтерія нараховує компенсацію. Соціальні відпустки на дітей таким чином компенсувати не можна, поки людина продовжує працювати.
Особливість 2026 року полягає в тому, що дні, накопичені до 31 грудня 2023 року, і дні, накопичені після цієї дати, рахують окремо. Для «старих» днів середню зарплату обчислюють виходячи з виплат 2023 року. Для «нових» — за звичайними правилами 12-місячного періоду.
| Ситуація | Чи можлива компенсація | Особливості |
|---|---|---|
| Звільнення працівника | Обов’язкова | За всі невикористані дні щорічних і «дитячих» відпусток |
| Без звільнення (часткова) | Можлива | Лише за дні понад 24, тільки за заявою працівника |
| Соціальна відпустка на дітей | Тільки при звільненні | Під час роботи компенсація заборонена |
| Навчальна, творча, чорнобильська | Ні | Компенсації не підлягають |
Дані таблиці сформовані на підставі норм Закону «Про відпустки» та роз’яснень, що публікувалися на спеціалізованих бухгалтерських ресурсах у 2026 році.
Утримання надміру використаних днів відпустки
Якщо працівник використав відпустку «авансом» і звільняється до закінчення робочого року, роботодавець має право утримати з нього суму за невідпрацьовані дні. Це передбачено статтею 22 Закону «Про відпустки» та пунктом 2 частини другої статті 127 Кодексу законів про працю.
Утримання можливе не в усіх випадках. Зокрема, його не проводять при звільненні у зв’язку з призовом на військову службу, виходом на пенсію, переведенням на інше підприємство, зміною істотних умов праці, якщо працівник відмовляється від продовження роботи, та в деяких інших випадках, прямо перелічених у законі.
Розмір утримання обмежується загальними правилами статті 128 Кодексу законів про працю: при кожній виплаті не більше 20 % (а в окремих випадках — 50 %) заробітної плати, яка належить до виплати.
Оподаткування відпускних
Відпускні є частиною заробітної плати, тому оподатковуються так само. У 2026 році з суми відпускних утримують:
- податок на доходи фізичних осіб — 18 %;
- військовий збір — 5 % (для більшості працівників; для військовослужбовців і працівників сектору безпеки та оборони — 1,5 %);
- єдиний соціальний внесок — 22 % (нараховує роботодавець).
Податки сплачують одночасно з виплатою відпускних. У Податковому розрахунку (Додаток 4ДФ) відпускні відображають окремим рядком з кодом типу нарахувань 10. У Додатку 1 (ЄСВ) їх також виділяють окремо.
Важливо пам’ятати: навіть якщо відпускні виплачують у одному місяці, а відпустка триває в іншому, нарахування відображають у тому місяці, у якому їх фактично нарахували в бухгалтерському обліку.
Практичні поради для бухгалтерів і кадровиків
Перш ніж видавати наказ про відпустку, перевірте, чи є у працівника зароблені дні. Якщо відпустка надається авансом, зафіксуйте це в наказі. Розрахунок середньої зарплати краще робити в спеціалізованій програмі або за перевіреним шаблоном, щоб уникнути арифметичних помилок.
При звільненні завжди рахуйте компенсацію окремо за періоди до і після 31 грудня 2023 року. Це одна з найпоширеніших помилок 2025–2026 років. Також не забувайте про повідомлення працівника про суми, що йому належать, у день звільнення — вимога статті 116 Кодексу законів про працю.
Якщо працівник захворів під час відпустки, відпускні за дні хвороби сторнують, а замість них нараховують лікарняні. Відпустку в такому випадку продовжують або переносять на інший період за заявою працівника.
Резерв на оплату відпусток створюють усі юридичні особи (крім випадків, прямо дозволених законодавством). Це вимога національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку. Резерв формують на підставі графіка відпусток і планового фонду оплати праці.
Типові помилки, яких варто уникати
Найчастіше бухгалтери помиляються, коли:
- вилучають святкові дні з розрахункового періоду під час воєнного стану;
- включають до розрахунку виплати, які Порядок № 100 прямо виключає;
- виплачують компенсацію за соціальну відпустку на дітей без звільнення;
- утримують надміру використані дні у випадках, коли закон це забороняє;
- не розділяють «старі» і «нові» дні відпустки при розрахунку компенсації у 2026 році.
Кожна з цих помилок може коштувати підприємству штрафів під час перевірки Державної служби України з питань праці або податкової. Тому перевірка розрахунку другою особою або використання перевірених калькуляторів — не розкіш, а необхідність.
Оплата відпусток залишається сферою, де точність і знання актуальних норм безпосередньо впливають і на фінансовий результат підприємства, і на відносини з працівниками. У 2026 році правила стабільні, але нюансів достатньо, щоб тримати руку на пульсі змін у законодавстві та роз’ясненнях контролюючих органів.
