Засвідчувальний напис справи фіксує точну кількість аркушів і особливості їх нумерації, забезпечуючи цілісність документального комплексу при передаванні на архівне зберігання. Він складається на окремому аркуші за формою Додатка 17 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів і розміщується в кінці справи постійного чи тривалого зберігання.

Правильне заповнення запобігає втраті документів, помилкам під час експертизи цінності та проблемам при перевірках. Напис підписує укладач із зазначенням посади, власного імені та прізвища, а всі подальші зміни в складі справи вносяться з посиланням на обґрунтовуючі акти чи накази.

У практиці кадрового та загального діловодства цей реквізит стає ключовим елементом повного оформлення справ понад 10 років, включаючи особові справи та журнали обліку.

Що таке засвідчувальний напис і навіщо він потрібен

Засвідчувальний напис справи є спеціальним реквізитом, який обліковує кількість підшитих і пронумерованих аркушів та фіксує особливості нумерації. Він підтверджує, що документи зібрані, систематизовані та готові до довгострокового зберігання без ризику підміни чи втрати окремих листів.

Без такого напису справа втрачає юридичну повноту під час передавання в архів установи чи державний архів. Він складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Це прямо випливає з вимог Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18 червня 2015 року № 1000/5 у редакції, чинній з 4 квітня 2026 року.

Напис розміщують на окремому аркуші формату А4 в кінці справи. У журналах реєстрації, книгах обліку та інших друкованих примірниках його оформлюють на зворотному боці останнього чистого аркуша. Аркуші самого напису та внутрішнього опису нумерують окремо від основних документів справи.

Нормативна база та сфера застосування

Основним документом залишаються Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Додаток 17 містить уніфіковану форму, яку використовують усі установи незалежно від форми власності.

Повне оформлення, до якого входить засвідчувальний напис, обов’язкове для справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема з кадрових питань. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) оформлюють спрощено: їх не нумерують поаркушно і не оснащують таким написом, за винятком окремих категорій з грифом обмеженого доступу.

Зміни 2026 року додали розділи про роботу з документами в особливий період і електронний документообіг, проте вимоги до паперового засвідчувального напису залишилися стабільними. Це дозволяє застосовувати звичну форму навіть у воєнний час, коли документи можуть переміщувати чи оцифровувати.

Коли саме складають напис

Напис готують після систематизації документів у справі, їх нумерації та, за потреби, складання внутрішнього опису. Нумерацію виконують арабськими цифрами у правому верхньому куті м’яким олівцем або механічним нумератором. Чорнило, паста чи кольорові олівці заборонені.

• Для особових справ працівників напис обов’язковий разом із внутрішнім описом, оскільки заголовок справи не повністю розкриває зміст документів.
• У судово-слідчих справах і справах з унікальними документами напис фіксує особливості фізичного стану.
• Журнали реєстрації документів постійного чи тривалого зберігання отримують напис на звороті останнього аркуша.

Якщо справа вже підшита без напису, бланк підклеюють за верхній край до внутрішнього боку обкладинки. Заборонено розміщувати напис безпосередньо на обкладинці чи на звороті останнього документа справи.

Детальний порядок заповнення форми

Форма Додатка 17 починається з назви «ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ______ (РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)». Далі вказують кількість аркушів цифрами та словами.

Текст звучить так: «У справі (розділі опису, закінченому описі) підшито і пронумеровано _______ аркушів; у тому числі літерні номери ______; пропущені номери ______; аркушів внутрішнього опису ______». Кількість аркушів внутрішнього опису додають через знак «+», якщо опис є.

Особливості нумерації застерігають окремо. До них належать літерні номери (наприклад, 135-а, 135-б), пропущені номери, номери аркушів з наклеєними фотографіями чи кресленнями, великоформатні аркуші та конверти з вкладеннями. Для останніх спочатку нумерують конверт, потім кожне вкладення.

Дані для таблиці взято з типової форми Додатка 17 та практичних рекомендацій з оформлення справ постійного зберігання.

Під таблицею особливостей фізичного стану та формування справи ставлять підпис. Вказують посаду особи, яка склала напис, власний підпис, власне ім’я та прізвище. Нижче — дата підписання. Напис не потребує печатки, на відміну від засвідчення копій документів.

Особливості нумерації та типові помилки

Нумерація аркушів — критичний етап перед складанням напису. Великоформатний аркуш нумерують як один, потім фальцюють до формату А4. Аркуш з наглухо наклеєними фотографіями чи вирізками теж вважають одним. Якщо документ підклеєно одним боком, кожен такий елемент нумерують окремо.

Поширена помилка — нумерація чорнилом чи на обкладинці. Інша — включення аркушів внутрішнього опису та напису до загальної валової нумерації. Вони мають власні номери. При окремих помилках у нумерації допускають літерні номери, а при численних — повну перенумерацію зі складанням нового напису. Старий напис закреслюють, але залишають у справі назавжди.

У нашій практиці зустрічалися випадки, коли після додавання документів до особової справи забували оновити підсумковий запис внутрішнього опису та напис. Це призводило до розбіжностей під час передавання в архів.

Як фіксувати подальші зміни

Будь-які зміни в складі чи стані справи — пошкодження аркушів, заміна оригіналів копіями, додавання нових документів — записують у засвідчувальному написі з посиланням на наказ, акт чи протокол. Якщо обсяг перенумерації значний, складають новий напис. Старий зберігають у справі.

Це правило забезпечує простежуваність історії справи навіть через десятиліття. Для електронних справ у 2026 році застосовують аналогічні принципи обліку, але з використанням кваліфікованого електронного підпису та метаданих.

Практичні приклади для різних типів справ

Для особової справи працівника: «У справі підшито і пронумеровано 156 (сто п’ятдесят шість) аркушів; у тому числі літерні номери 45а; пропущені номери відсутні; аркушів внутрішнього опису + 2. Особливості: арк. 3 — фото наклеєно; арк. 89 — конверт з копією диплома (1 аркуш)». Підпис інспектора з кадрів і дата.

Для журналу реєстрації вхідних документів на 5 років (якщо строк зберігання вимагає повного оформлення): напис на звороті останнього аркуша з кількістю пронумерованих аркушів і зазначенням, що літерних і пропущених номерів немає.

У справах з грифом «Для службового користування» напис додатково підтверджує, що всі аркуші обліковані, а доступ обмежено відповідно до інструкції установи.

Рекомендації щодо підготовки та зберігання

Готуйте бланк напису заздалегідь, щоб після нумерації залишилося лише вписати цифри. Використовуйте якісний папір, ідентичний основним документам справи. Після підписання перевірте відповідність кількості аркушів фактичній нумерації — це найчастіше місце розбіжностей.

1. Систематизуйте документи за хронологією чи алфавітом.
2. Пронумеруйте аркуші м’яким олівцем.
3. Складіть внутрішній опис, якщо він потрібен.
4. Заповніть і підпишіть засвідчувальний напис.
5. Підшийте чи оправте справу в тверду обкладинку.
6. Оформіть обкладинку за встановленою формою.

Після цього справу можна передавати на зберігання до архіву установи. Дотримання порядку мінімізує ризик повернення справи на дооформлення під час експертизи цінності документів.

Правильно складений засвідчувальний напис справи стає надійним захистом документального фонду установи на десятиліття вперед. Він фіксує стан комплексу в момент передавання і дозволяє контролювати будь-які подальші втручання. У поєднанні з внутрішнім описом і правильною обкладинкою напис перетворює набір паперів на повноцінну архівну одиницю, готову до зберігання навіть в умовах особливого періоду.