Наказ про звільнення за прогул — це розпорядчий документ, яким роботодавець оформлює розірвання трудового договору за пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України. Він одночасно фіксує дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення і визначає дату припинення трудових відносин. Без попередньої фіксації відсутності, письмових пояснень працівника та оцінки поважності причин сам наказ не рятує роботодавця в суді.
Прогулом вважається відсутність на роботі протягом усього робочого дня або понад три години безперервно чи сумарно протягом дня без поважних причин. Звільнення за цю підставу можливе лише після дотримання строків статті 148 КЗпП: не пізніше місяця з дня виявлення проступку і не пізніше шести місяців з дня його вчинення. У період воєнного стану згода профспілки загалом не потрібна, але звільняти за прогул працівника, чиє робоче місце розташоване на території активних бойових дій, заборонено.
Правильно складений наказ містить дату і час прогулу, посилання на пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП, перелік підтвердних документів і дату звільнення, узгоджену з обов’язком видати копію наказу та провести розрахунок у той самий день. Помилка в будь-якому з цих елементів часто стає підставою для поновлення працівника на роботі.
Що закон вважає прогулом і чого прогулом немає
Пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП прямо називає прогулом, зокрема, відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин. Розгорнуте тлумачення дав Пленум Верховного Суду України в постанові від 06.11.1992 № 9: прогул — це відсутність як протягом усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно. Години складаються, якщо працівник зранку затримався на дві години, а після обіду ще на півтори.
Ключове слово тут — «на роботі», а не «на конкретному стільці». Якщо людина перебувала на території підприємства і виконувала трудову функцію, відсутність біля закріпленого столу прогулом не є. Так само не є прогулом невихід після незаконного переведення чи після простою, про припинення якого працівника не повідомили.
Поважність причини оцінює спочатку роботодавець, а в разі спору — суд. До поважних обставин судова практика відносить раптове захворювання навіть без лікарняного, якщо факт підтверджено іншими доказами; стихійне лихо; транспортну аварію; виконання громадянського обов’язку; догляд за хворим членом сім’ї; обставини, пов’язані зі збереженням життя під час обстрілів. Формальна відсутність довідки сама по собі не перетворює поважну причину на неповажну.
Звільнення за прогул — це вид дисциплінарного стягнення. За одне й те саме порушення можна застосувати лише одне стягнення: або догану, або звільнення. Якщо за конкретний день уже оголошено догану, звільнити за той самий епізод не можна.
Коли звільняти за прогул не можна
Частина третя статті 40 КЗпП забороняє звільнення з ініціативи роботодавця в період тимчасової непрацездатності та відпустки, крім окремих винятків, які до прогулу не належать. Якщо працівник того дня хворів і це з’ясувалося пізніше, наказ доведеться скасовувати.
Під час дії воєнного стану діють додаткові обмеження Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX. Норми статті 43 КЗпП про попередню згоду профспілки не застосовуються, окрім звільнення осіб, обраних до профспілкових органів. Водночас з 14 червня 2025 року, після змін Законом № 4412-IX, працівник, робоче місце якого розташоване на територіях активних бойових дій і який відсутній на роботі, не підлягає звільненню за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП. Час такої відсутності не оплачується і не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки. Перелік територій активних бойових дій визначає уповноважений орган виконавчої влади; територій можливих бойових дій ця заборона не охоплює.
Окремо варто відрізняти прогул від припинення договору за пунктом 8-3 частини першої статті 36 КЗпП. Якщо працівник відсутній понад чотири місяці поспіль і роботодавець не має жодної інформації про причини, застосовують саме цю норму, а не прогул. Достатньо одного повідомлення працівника про причину — і пункт 8-3 уже не працює.
Документи, без яких наказ не вистоїть
Наказ про звільнення за прогул не існує сам по собі. Йому передує ланцюг доказів. У кадровій практиці цей ланцюг виглядає так.
- Доповідна записка безпосереднього керівника. Фіксує, що працівник не з’явився, з якого часу його шукали і чи були спроби зв’язатися телефоном, месенджером чи електронною поштою.
- Акт про відсутність на роботі. Складають у день нез’явлення у довільній формі. У ньому зазначають дату, конкретний час відсутності, місце роботи і склад комісії. Підписи щонайменше двох, краще трьох працівників знижують ризик, що суд визнає акт одностороннім.
- Вимога надати письмові пояснення. Стаття 149 КЗпП зобов’язує зажадати пояснення до застосування стягнення. Вимогу вручають під підпис або надсилають рекомендованим листом з описом вкладення на адресу, зазначену в особовій картці.
- Пояснювальна записка або акт про відмову. Відмова давати пояснення не блокує звільнення, але має бути зафіксована окремим актом.
- Оцінка поважності причин. Роботодавець зіставляє пояснення з доказами. Якщо причина поважна, підстава для звільнення відпадає.
- Рішення про вид стягнення. Враховують тяжкість проступку, шкоду, обставини і попередню роботу працівника. Для державної служби звільнення за прогул має інші правила: як правило, потрібна систематичність протягом року.
Після збору цих документів можна готувати проєкт наказу. Його реєструють у журналі наказів з кадрових питань тривалого зберігання.
| Документ | Навіщо потрібен | Типова помилка | Наслідок у суді |
|---|---|---|---|
| Акт про відсутність | Доводить факт і тривалість відсутності | Не вказано години або складено «заднім числом» | Факт прогулу не доведено |
| Вимога пояснень | Виконує статтю 149 КЗпП | Немає доказу вручення | Процедуру визнають порушеною |
| Пояснення або акт відмови | Дає змогу оцінити причину | Пояснення проігнорували без оцінки | Звільнення скасовують як необґрунтоване |
| Наказ про звільнення | Оформлює стягнення і дату припинення договору | Немає дати прогулу або неправильна підстава | Поновлення на роботі, середній заробіток |
Джерела даних таблиці: Кодекс законів про працю України (портал zakon.rada.gov.ua) та постанова Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 № 9.
Як скласти наказ про звільнення за прогул
Форму можна взяти типову № П-4, затверджену наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або власну, узгоджену з ДСТУ 4163:2020. Зміст важливіший за бланк. У тексті мають бути назва підприємства, дата і реєстраційний номер, місце складання, заголовок «Про звільнення» або «Про накладення дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення», констатуюча частина з описом проступку і розпорядча частина.
У констатуючій частині зазначають прізвище, ім’я, по батькові працівника, посаду, структурний підрозділ, дату прогулу і точний час відсутності, висновок про відсутність поважних причин. Далі йде посилання на пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП і на статті 147–149 КЗпП як на норми про дисциплінарне стягнення. У підставах наказу перелічують акти, доповідні, пояснення або акт відмови, у мирний час — рішення профспілки.
Розпорядча частина містить три блоки. Перший — звільнити конкретну особу з конкретної дати за конкретною підставою. Другий — бухгалтерії провести розрахунок згідно зі статтями 47 і 116 КЗпП: зарплата, компенсація за невикористану відпустку, без вихідної допомоги. Третій — кадровій службі ознайомити працівника з наказом під підпис, видати засвідчену копію і за вимогою внести запис до трудової книжки, що зберігається у працівника.
Приклад формулювання розпорядчої частини:
Звільнити Петренка Івана Сергійовича, менеджера відділу збуту, 17 вересня 2026 року у зв’язку з прогулом без поважних причин (відсутність на роботі 10 вересня 2026 року з 09:00 до 18:00), пункт 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України.
Запис у трудовій книжці, якщо працівник її вимагає, формулюють близько до такого тексту: «Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України». У табелі дні прогулу позначають літерним кодом «ПР» і цифровим кодом 24.
Дата звільнення: лист міністерства і позиція суду
Лист Мінсоцполітики від 22.04.2019 № 82/0/22-19/133 пропонував вважати днем звільнення останній день роботи перед прогулом, якщо після нього працівник більше не виходив. Цей лист не є нормативно-правовим актом. Верховний Суд послідовно наголошує: звільнення не оформлюють днем, що передує дню видання наказу. Інакше роботодавець фізично не може виконати статтю 47 КЗпП — видати копію наказу і письмове повідомлення про нараховані суми саме в день звільнення.
Безпечніша конструкція така: дата наказу і дата звільнення збігаються або дата звільнення настає пізніше дати наказу. «Заднє число» створює ризик визнання наказу незаконним навіть тоді, коли сам факт прогулу доведено.
Ознайомлення, копія наказу і розрахунок
Стаття 149 КЗпП вимагає оголосити стягнення в наказі і повідомити працівника під розписку. На практиці це роблять протягом трьох днів після видання. Відмову розписатися фіксують актом із підписами свідків. Відсутність працівника не зупиняє процедуру: копію наказу і повідомлення про суми надсилають рекомендованим листом з описом вкладення або через погоджений електронний документообіг з кваліфікованим електронним підписом.
Стаття 47 КЗпП зобов’язує в день звільнення видати копію наказу, письмове повідомлення про кожен вид виплати і провести розрахунок у строки статті 116 КЗпП. Якщо працівник того дня не працював, суми виплачують не пізніше наступного дня після його вимоги. Затримка видачі копії наказу з вини роботодавця дає працівникові право на середній заробіток за час вимушеного прогулу за статтею 235 КЗпП.
Копію засвідчують за Правилами організації діловодства, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, з урахуванням ДСТУ 4163:2020: відмітка «Копія», напис «Згідно з оригіналом», посада, підпис, власне ім’я, прізвище, дата. З 2026 року на лицьовому боці в правому верхньому куті першого аркуша проставляють відмітку «Копія».
Типові помилки
- Акт без годин. Формулювання «не з’явився на роботу» без інтервалу часу не доводить тригодинний поріг. Суд вимагає конкретики.
- Пояснення не витребували. Навіть очевидна, на думку керівника, вина не звільняє від статті 149 КЗпП. Відсутність вимоги — самостійна підстава скасувати наказ.
- Два стягнення за один день. Догана і звільнення за той самий прогул незаконні. Одне порушення — одне стягнення.
- Пропущений місячний строк. Місяць рахують від дня виявлення, а не від дня прогулу. Час лікарняного і відпустки з цього місяця виключають, але шість місяців від дня вчинення все одно не можна перевищити.
- Звільнення «заднім числом». Дата в наказі раніше за дату його видання ламає статті 47 і 116 КЗпП і суперечить практиці Верховного Суду.
- Ігнорування території активних бойових дій. Якщо робоче місце в зоні активних бойових дій, пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП у період воєнного стану не застосовують.
- Плутанина з пунктом 8-3 статті 36 КЗпП. Тривала відсутність без будь-якого контакту — це інша підстава. Якщо працівник хоч раз повідомив причину, «чотиримісячна» норма вже не підходить, а для прогулу знову потрібні пояснення і оцінка поважності.
Строки, профспілка і воєнний стан
Дисциплінарне стягнення застосовують безпосередньо після виявлення проступку, але не пізніше одного місяця з дня виявлення, не рахуючи періодів непрацездатності та відпустки, і в будь-якому разі не пізніше шести місяців з дня вчинення. Ці рамки статті 148 КЗпП однакові і в мирний, і у воєнний час.
У мирний час звільнення члена профспілки за прогул потребує попередньої згоди виборного органу первинної профспілкової організації. Подання розглядають протягом п’ятнадцяти днів, рішення повідомляють протягом трьох днів; пропуск цього строку вважається згодою. Розірвати договір можна не пізніше місяця після отримання згоди. Під час воєнного стану ця процедура збережена лише для працівників, обраних до профспілкових органів.
Для державних службовців діє Закон України «Про державну службу»: звільнення за прогул там, як правило, потребує систематичності протягом року. Шаблон наказу за статтею 40 КЗпП для них не є універсальним.
Що відбувається після підпису наказу
Підписаний наказ реєструють. Працівника ознайомлюють або фіксують відмову. Бухгалтерія закриває табель, нараховує зарплату і компенсацію відпустки, формує повідомлення про суми. Кадрова служба повідомляє Пенсійний фонд у встановленому порядку, а за потреби — територіальний центр комплектування. Вихідна допомога за прогул не виплачується.
Якщо працівник оскаржить звільнення, суд перевірить три речі: чи був факт відсутності понад три години; чи були причини неповажними; чи дотримано процедуру і строки. Недостатність навіть одного елемента часто тягне поновлення на роботі з оплатою вимушеного прогулу. Тому наказ про звільнення за прогул варто розглядати не як фінальну крапку, а як підсумок зібраної доказової бази.
У кадровій практиці найстійкішими виявляються ті звільнення, де кожна година відсутності підтверджена актом, кожна спроба зв’язатися — листом або скріншотом, а дата в наказі збігається з днем, коли роботодавець реально може видати копію документа і провести розрахунок.
Для дистанційної роботи «роботою» є виконання функції в погоджений час, а не присутність в офісі. Акт про відсутність у приміщенні сам по собі прогулу не доводить: потрібні докази, що працівник не працював і не виходив на зв’язок без поважної причини. Якщо людина зникла на місяці й не повідомила жодної причини, після чотирьох місяців поспіль застосовують пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП, а не наказ про звільнення за прогул.
